Jäsenrekisteri- ja jäsenmaksurekisteriseloste

Laatimispäiväys: 20.10.2019

Päivitetty viimeksi: 20.19.2019

Rekisterinpitäjä

Nimi: Tuulen sukuseura Ry

Yhteystiedot:
Tuulensukuseura Ry
c/o Martti Tuuli
Taimentie 1 A 6
20760 Piispanristi
webmaster@tuulensukuseura.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Jäsenrekisteri

Nimi: Martti Tuuli

Asema: Puheenjohtaja

Yhteystiedot:
Tuulensukuseura Ry
c/o Martti Tuuli
Taimentie 1 A 6
20760 Piispanristi
webmaster@tuulensukuseura.fi

Jäsenmaksurekisteri

Nimi: Orvokki Ketonen

Asema: Rahastonhoitaja

Yhteystiedot:
Raision Tilitoimisto Oy
Purokatu 3, 2 krs, 21200 Raisio
Puh. gsm 050-5843027 tai 02-4368631
orvokki.ketonen@raisiontilitoimisto.fi

Rekisterin nimi

Tuulen sukuseura Ry:n jäsenrekisteri ja jäsenmaksurekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus; sukuseuran jäsenet ovat itse hakeutuneet jäseneksi ja luovuttaneet mm. osoitetietonsa
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu; jäsenyys sukuseurassa

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Tietoja ei myöskään luovuteta ulkopuolisille mihinkään tarkoitukseen.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenten osoiterekisterissä on Tuulen sukuseura Ry:n jäsenistön yhteystiedot (osoite ja mahdollinen sähköpostiosoite), jäsenmaksurekisterissä tiedot maksetuista jäsenmaksuista (ei euromääräisellä tasolla).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito sukuseura jäsenistöön, jäsenmaksujen seuranta.
Jäsenten tiedot säilytetään henkilön jäsenyyden ajan. Kun henkilö ilmoittaa eroavansa sukuseurasta, niin hänen osoitetietonsa poistetaan. Nimitieto siirretään ns. passiivitiedostoon, joka säilytetään erillään aina sen hetkisistä varsinaisten, aktiivisten jäsenten tiedoista. Tiedot säilytetään, jotta mahdollinen paluu jäseneksi kävisi helposti.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan sekä kirjanpidosta jäsenmaksurekisteriin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset rekisteristä

 Tietoja luovutetaan vain hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemän päätöksen mukaan seuran jäsenelle, joka on sitä pyytänyt.
 Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai muille tahoille ilman henkilön suostumusta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka esim. lähettävät jäsenkirjeitä tai tarkistavat
jäsenmaksutilannetta.

Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen

Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jos / kun jäsen ilmoittaa eroavansa sukuseurasta, hänen osoitetietonsa poistetaan ns. aktiivisesta käytöstä. Nimet säilytetään yksinkertaisessa luettelossa.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).